Administracja bez stresu - czyli jak nie utonąć w dokumentach (6 zasad)

Opublikowano: 12.02.16

W dzisiejszych czasach zapewne każdy z nas, nieważne czy prowadzi własną firmę, pracuje w biurze czy prowadzi dom, spotkał się w problemem występowania wszechogarniającej ilości dokumentów. Mimo powszechnej komputeryzacji oraz coraz szerszego stosowania e-dokumentów prym wiodą nadal dokumenty papierowe.

Bardzo ważne jest, aby efektywnie zarządzać obiegiem tych dokumentów. Jeśli pozwolimy, aby bałagan zapanował nad naszymi dokumentami możemy przeoczyć ważne terminy i płatności, zagubić faktury do rozliczenia np. z Urzędem Skarbowym. Bardzo często szukanie lub załatwianie na nowo dokumentu pochłania sporo czasu i energii, który można by wykorzystać np. na efektywną pracę.

Według wyliczeń niektórych firm consultingowych zaginięciu ulega co dwudziesty dokument.

W utrzymaniu „papierowego” porządku przydatne będzie stosowanie kilku podstawowych zasad:

1. Nie dopuszczaj do sytuacji, aby sterta dokumentów rosła w siłę

Większość osób trzyma na swoich biurkach oprócz faktycznie ważnych dokumentów  masę notatek, samoprzylepnych karteczek, które zaśmiecają tylko przestrzeń i niepotrzebnie angażują uwagę. Oczyść miejsce pracy z tego co już się nie przyda, a dokumenty odkładaj na wyznaczone miejsce każdego dnia, zamiast raz w tygodniu. Najlepiej odkładać je od razu w odpowiednie miejsce, ponieważ odłożone na stertę mogą się zagubić, a nierzadko też segregowanie sterty różnych dokumentów pochłania więcej czasu niż wpięcie pojedynczego od razu na właściwe miejsce.

Według badania jednej z amerykańskich firm 48%  pracowników gromadzi na biurku stertę papierów, którą ciągle przeszukuje.

Niektórzy po prostu wolą czytać z kartki papieru niż z komputera, a to co wydrukują zalega im na biurkach.

2. Segreguj dokumenty

Każdy dokument powinien mieć swoje określone miejsce. Najlepiej układać je w porządku chronologicznym, od najstarszego do najmłodszego lub według innego określonego schematu, np. miesiącami, tematycznie, itp. Ważne by tego schematu się trzymać.

Wszelka dokumentacja może być wpięta do segregatorów bądź schowana w kartonach, które powinny być opisane, aby na pierwszy rzut oka było widać, gdzie schować lub w którym miejscu szukać określonego dokumentu, np. faktury, ubezpieczenia, akta osobowe, dokumentacja medyczna. Odkładając dokumenty do segregatorów dobrze jest korzystać również z koszulek oraz zakładek. Bardzo pomocne okażą się również kuwety na biurko, również odpowiednio opisane.

Odłożenie dokumentów na niewłaściwe miejsce będzie skutkowało później zmarnowaniem mnóstwa czasu na odnalezienie ich, dodatkowo stresem oraz frustracją.

Zapoznaj się z naszą ofertą materiałów biurowych.

3. Nie odkładaj niczego na później

Najlepiej odkładać je od razu w odpowiednie miejsce, ponieważ odłożone na stertę mogą się zagubić, a nierzadko też segregowanie dokumentów z dużej sterty pochłania więcej czasu niż odłożenie pojedynczego arkusza od razu na właściwe miejsce.

4. Bądź bezwzględny dla „papierów”

Nie należy gromadzić starych, niepotrzebnych notatek i karteczek. Zamiast np. trzymać 10 pojedynczych postit-ów z numerami telefonów, lepiej przepisać wszystkie do notesu czy kalendarza. Stare zapiski niech wylądują w koszu lub niszczarce.

Zobacz również: Sposoby na efektywniejsze zarządzanie zapasami w Gabinecie

5. Nie drukuj wszystkiego - pomyśl czy to konieczne

Czy konieczne jest drukowanie każdego maila, zestawienia, raportu czy artykułu ? Raczej nie. Z papieru trzeba korzystać ekologicznie. Należy przez to rozumieć dbałość o budżet firmy, związany z zakupem papieru, tonerów do drukarek, serwisowaniem sprzętu,  jak również troskę o środowisko naturalne. Mniejsze zużycie papieru to mniej wyciętych lasów. Polska jest w nieślubnej czołówce marnotrawców papieru. Alternatywą dla luźnych arkuszy papieru może być prowadzenie zapisków w terminarzu/kalendarzu bądź elektroniczny obieg dokumentów.

6. Skup się na pracy, nie na papierach

Uporządkowana przestrzeń oraz dokumenty znajdujące się na swoich miejscach pozwolą nam skupić się na najważniejszych aspektach pracy każdego z nas.

Badania jednej z amerykańskich firm, The Gartner Group wykazały, że prawie połowa pracowników biurowych regularnie gubi dokumenty, a szacunkowy czas poświęcany na szukanie dokumentów na biurku to ok. 150 godzin rocznie.

Utrzymanie porządku w dokumentach być może nie jest łatwe, ale z pewnością  przy odrobinie motywacji i konsekwencji każdy z nas wypracuje sobie swój najlepszy sposób na „papierkowy bałagan”. Ważne, by „papiery” nie przesłoniły nam najważniejszych aspektów w codziennej pracy każdego z nas.

Zapoznaj się z naszą ofertą druków medycznych 

Autor artykułu: Redakcja Meringer