Sposoby na efektywniejsze zarządzanie zapasami w Gabinecie

Opublikowano: 11.02.16

Efektywniejsze zarządzanie zapasami – brzmi trochę górnolotnie w odniesieniu do gabinetu lekarskiego. Jednak czy nie mieli Państwo sytuacji że zabrakło jakiegoś ważnego produktu w waszej codziennej praktyce? Zapasy nie dotyczą tylko dużych zakładów produkcyjnych, wręcz przeciwnie. Często dotyczą sytuacji z dnia codziennego – zabrakło cukru, kawy, zabrakło rezerwowych baterii do pilota .

Brak może dotyczyć zarówno produktów, ale również odnosić się do braku miejsca bo zamówiliśmy za dużo. Brak miejsca na zmagazynowanie zamówionego towaru – to też efekt złego zarządzania zapasami.

Aby minimalizować takie przypadki nie trzeba inwestować w programy komputerowe, tworzyć skomplikowane algorytmy. Czasami wystarczą proste sposoby. Poniżej przedstawiono kilka takich sposobów.

Aby przeanalizować kwestie związane z zarządzaniem zapasami należy zdefiniować samo pojęcie zapasów. Definicja mówi o tym, że są to rzeczowe środki obrotowe, służące w przypadku gabinetów lekarskich, zapewnieniu ciągłości wykonywania np. procedur czy zabiegów medycznych.

Celem zarządzania zapasami jest nie tyle ich zmniejszenie do minimum, ile optymalizacja zapewniająca z jednej strony utrzymywanie poziomu zapasów na wymaganym poziomie, z drugiej zaś gwarancję realizacji potrzeb pacjentów.

„Pieniądza nie należy gonić, trzeba wyjść mu naprzeciw” Arystoteles

Utrzymywanie zapasów wiąże się z ponoszeniem kosztów. A jak to bywa z kosztami lepiej je mieć na najniższym możliwym poziomie. W przypadku gabinetów możemy wyróżnić:

• koszty magazynowania, koszty inwentaryzacji
• koszty uzupełniania zapasów, będą to koszty składania zamówienia (np. czas pracy, koszty i ilość telefonów , koszty transportu, koszty poszukiwań zamiennników)
• koszty braku zapasów – straty z niedokonanej usługi lekarskiej ( bo zabrakło np. wziernika)

Zobacz również: Administracja bez stresu – czyli jak nie utonąć w dokumentach (6 zasad)

Jak zapobiegać brakom niezbędnych narzędzi ?

Najprostszym sposobem na minimalizacje kosztów braku zapasów czyli straty z niewykonanego badania na pacjentce, jest wprowadzenie metody zwanej „Czerwoną Kartką”. Bazując na doświadczeniu swojej codziennej pracy wiemy na jak długo średnio wystarcza nam dany produkt. Wystarczy umieścić kartkę pomiędzy produkty dzieląc je na te do użycia i na te oznaczające rezerwę. Czerwona kartka oznacza Punkt Złożenia Zamówienia (PZZ). Przy każdym badaniu zużywając produkty sukcesywnie zmniejsza się ich stan, aż dochodzimy do CZERWONEJ KARTKI – naszego strażnika.

Stosowanie tej metody to oszczędność czasu. Nie trzeba liczyć produktów za każdym razem – sprawdzamy tylko, ile zostało do “Czerwonej Kartki”.

Ile produktów powinienem zamówić?

Metoda “Czerwonej kartki” informuje nas kiedy dany produkt się kończy, ale skąd wiedzieć jak dużo produktów zamówić? Generalnie kierujemy się „zasadą półki”. Metoda polega na tym, że jeżeli na jednej półce mieści się konkretna ilość produktów, to zamówienia powinny być składane do ilości uzupełniającej tą półkę.

Zestawienie Excel

Jeżeli jednak już prowadzimy zestawienia – wystarczy prosta formatka która pozwoli wprowadzać bieżący stan niezbędnych produktów. Najważniejszymi elementami takiej pomocy elektronicznej są: Zapotrzebowanie dzienne danego produktu, Stan aktualny, Stan Minimalny, Punkt Złożenia Zamówienia.

Jak ustalać te punkty?

Ustalenie punktów zależy w dużej mierze od dostawcy z którym współpracujemy, ponieważ należy wziąć pod uwagę takie kwestie jak:

• dostępność produktu u dostawcy
• czas dostawy od dnia złożenia zamówienia
• czas obsługi klienta

Duża dostępność produktów u dostawcy i krótki czas realizacji zamówień, dostawy jest bardzo ważny dla prawidłowego funkcjonowania Gabinetu. Ogranicza to ryzyko braku towaru lub nieplanowanych opóźnień ( zawsze był ten produkt u dostawcy a dzisiaj nie ma, będzie za tydzień).

Stany należy aktualizować w pliku po każdej dostawie, natomiast zużycie należy policzyć.  Stan Minimalny i PZZ ustawiamy biorąc pod uwagę wyżej wymienione czynniki.  Stan minimalny to ilość niezbędna do codziennej działalności.

Można korzystać z mniej lub bardziej wyszukanych analiz ale najważniejsze w zarządzaniu jest to, aby można było prowadzić dzielność i nie ponosić kosztów magazynowania.

Zapoznaj się z naszymi promocjami na sklep.meringer.pl

Podsumowując

W zarządzaniu zapasami należy mieć na uwadze, że zawsze może się coś zdarzyć – np. sytuacje losowe, nieplanowane. To również należy uwzględnić.

Bo wypadek to dziwna rzecz, nigdy go nie ma dopóki się nie wydarzy. A.A. Milne

Powyższy przykład obrazuje, że wszędzie można zarządzać zapasami, nawet w małym gabinecie, a zarządzanie staje się łatwiejsze jeżeli współpracujemy ze sprawdzonym dostawcą, który zapewnia dużą dostępność towaru, dzięki czemu dostawy mogą być realizowane z dnia na dzień.

Autor artykułu: Piotr Kolata